3 tips voor het ontwikkelen van een effectief rapport

Steeds meer mensen zijn bekend met de mogelijkheden van Power BI. Er worden steeds meer dashboards gemaakt met allerlei relevante informatie. Maar niet iedereen denkt goed na over wat het doelstelling van het KPI dashboard is, of hoe het overkomt op de eindgebruiker. Een effectief rapport toont de meest noodzakelijke informatie op een makkelijk bruikbare wijze.  Maar hoe maak je een effectief rapport? DATA KINGDOM geeft tips.

Dashboard presenteren

1. Bepaal de doelgroep

Voor wie is het dashboard? Hoe gaat de eindgebruiker het dashboard gebruiken? Dit zijn allemaal vragen die opgelost moeten worden voordat er met de ontwikkeling gestart kan worden. Het begrijpen van de eindgebruiker kan nog wel eens als lastig worden ervaren. Een van de methodes die kan worden ingezet om de eindgebruiker op een structurele wijze uit te vragen is Design Thinking. Met deze methode weet je in ieder geval zeker dat je de eindgebruiker begrijpt en aan zijn of haar verwachtingen voldoet. Door je te verdiepen in de gewoontes van de eindgebruiker, kan er het beste ingeschat worden wat relevant is om op te nemen in het dashboard.

effectieve rapporten tips

2. Zoek inspiratie

Informatie tot je nemen doen we allemaal iedere dag. Maar wanneer vinden we iets makkelijk om te verwerken? Wanneer je start met het ontwikkelen van een Power BI dashboard is het goed om te zoeken naar inspiratie. Wat ervaart de eindgebruiker als prettig? Voorbeelden kunnen worden bekeken in ons portfolio bijvoorbeeld.

Het is belangrijk de juiste visualisaties te gebruiken bij verschillende types informatie. Bijvoorbeeld grafieken over de tijd hebben altijd de tijdsperiode op de horizontale x-as. Je maakt de informatie opnemen makkelijker door informatie weer te geven op de wijze die de eindgebruiker gewend is. Wanneer een eindgebruiker niet gewend is om met data visualisatie te werken, zal het moeilijker zijn voor hem of haar om hier de bruikbare inzichten uit te halen.

Verder is het belangrijk: less is more. Te veel informatie maakt niemand wijzer. De balans van het aantal grafieken op 1 pagina is daarom erg belangrijk. Ook is het groeperen van dezelfde soort informatie prettig voor het opnemen van de informatie.

3. Bepaal de prioriteiten

De eindgebruiker moet kunnen aangeven wanneer het dashboard effectief is. Vraag hem of haar om in 1 zin op te schrijven wat de doelstelling van het dashboard is.  Door de doelstelling centraal te zetten, wordt het vervolgens een stuk eenvoudiger om te bepalen welke informatie wel en niet thuis hoort op het dashboard.

In het bepalen van de prioriteiten kan gebruik gemaakt worden van een prioriteitenmatrix.

Wanneer de prioriteitentabel is ingevuld, kan er geschoven worden op basis van prioriteit. Welke informatie heeft de meeste toegevoegde waarde? Door de informatie met de hoogste prioriteit bovenaan te zetten, kunnen de eerste 6 indicatoren op het hoofdscherm van het dashboard geplaatst worden. Vervolgens kunnen er op basis van informatie categorie verschillende tabbladen opgezet worden. Dat clustert de informatie weer op zo’n manier dat het prettig overkomt op de gebruiker.

Maar hoe vul je de prioriteitentabel in?

Informatie categorie

Bepaal de verschillende categorieën waar de eindgebruiker informatie over wenst.

Wat?

Beschrijf in 1 zin welke informatie de visualisatie in het dashboard moet weergeven. Wat wil je hier als eindgebruiker uithalen?

Waarom?

Laat de eindgebruiker opschrijven waarom deze informatie nuttig is voor zijn of haar activiteiten. Waarom denkt de persoon dat hij of zij dit nodig heeft? Waar kan de informatie voor gebruikt worden?

Grafiek type

Welke grafiek past het beste bij de informatie? Bij de keuze van het type grafiek is het belangrijk om mee te nemen of dit wel past bij de antwoorden op de ‘wat’ en ‘waarom’ vraag.

Lastig.. Zo’n effectief rapport opzetten

Het is lastig om te bepalen welk type grafiek het beste gebruikt kan worden voor bepaalde informatie. Om deze reden hebben wij de training Effectieve Rapporten ontwikkeld. Tijdens deze training leert de deelnemer alles over hoe de mens informatie tot zich neemt, welke grafieken het beste bij bepaalde informatie passen en hoe kleurgebruik het beste ingezet kan worden.

Ik wil meer informatie over effectieve rapportages

Ik wil in contact komen, want...