Hoe kan ik de efficiëntie van mijn organisatie verhogen?
Veel organisaties kampen met ingewikkelde processen en lange doorlooptijden. Het management team heeft vaak de zware taak deze processen te monitoren, en waar nodig bij te sturen. Met enige regelmaat wordt de behoefte naar efficiëntieverhoging weer uitgesproken. Maar hoe doe je dat als organisatie? Het verhogen van de efficiëntie.
DATA KINGDOM geeft drie tips:
Spreek duidelijk de verwachtingen uit
Elke werknemer heeft zijn taken en verantwoordelijkheden. Iedereen is elke dag hard bezig om deze taken zo goed mogelijk uit te voeren. Een voorbeeld: Jantje heeft dagen hard gewerkt aan een voorstel, maar wanneer hij dit overhandigt aan Pietje ontstaat er toch een teleurstelling. Pietje had namelijk gerekend op een uitgebreide uitwerking van de inkoopprocedure in plaats van de verkoopprocedure.
Wanneer het management team geen duidelijke doelen stelt, of deze niet vertaalt naar expliciete verwachtingen van de medewerker, is de kans op teleurstellingen groter. Het werk zal om die reden vaker aangepast en dus weer opnieuw bekeken moeten worden. Dit heeft een enorme impact op de efficiëntie. Wanneer duidelijke verwachtingen met meetbare resultaten worden uitgesproken, is de kans op een ‘first time right’ vele malen groter, wat de efficiëntie direct verhoogt.
Verbeter de interne samenwerking
Communicatie is key. Wanneer verschillende afdelingen niet, of een andere ‘taal’, met elkaar spreken, zal dit impact hebben op de efficiëntie. Wanneer niet duidelijk is wat de ander bedoelt, zullen er verkeerde interpretaties ontstaan. Hierdoor kunnen er werkzaamheden gedaan worden die achteraf onnodig bleken te zijn of er ontstaan fricties tussen verschillende medewerkers of afdelingen. Dit resulteert in verlies van efficiëntie. Het is dus belangrijk dat alle medewerkers met hun neus dezelfde kant op staan. Het doel van de organisatie moet voor iedereen de meeste prioriteit krijgen. Wanneer de doelstellingen en resultaten van alle afdelingen inzichtelijk zijn, zal het begrip voor elkaar vergroot worden, en zal de interne samenwerking verbeteren.
Automatiseer centrale stuurinformatie en stuurinformatie per stafafdeling
Het management team is vaak op zoek naar instrumenten om te monitoren wat de voortgang is op de strategische- en afdelingsdoelstellingen. Verschillende afdelingen worden gevraagd rapportages op te stellen van de uitkomsten van hun werkzaamheden. Het opstellen van deze rapportages kost tijd, terwijl deze tijd besteed zou kunnen worden aan het voortgang boeken op de doelstellingen. Het automatiseren van deze rapportages heeft een grote impact op de efficiëntie, waardoor het management team sneller kan bijsturen, terwijl de verschillende afdelingen hun productiviteit blijven behouden of zelfs vergroten.
Het verhogen van de efficiëntie binnen uw organisatie heeft dus alles te maken met duidelijke doelstellingen, verwachtingen en snel inzicht. Een overzichtelijk dashboard met alle relevante managementinformatie kan een instrument zijn om een hogere mate van efficiëntie te kunnen bereiken. Dit dashboard kan op management niveau gebruikt worden om het geheel efficiënter te kunnen sturen, terwijl het op afdelingsniveau kan helpen om de operatie efficiënter uit te voeren.
Wilt u meer weten hoe wij de efficiëntie van uw organisatie kunnen verbeteren?
