Hoe werkt het weergeven van informatie in een dashboard?

U bent erover uit. U heeft een dashboard nodig. Het gebrek aan overzicht zorgt ervoor dat u onrustig wordt, maar u heeft niet de tijd om een actuele rapportage te maken. Hierdoor kijkt u vaak naar een oudere status, wat wel ongeveer zal kloppen. Om meer datagedreven beslissingen te maken besluit u een dashboard te laten maken. Maar hoe werkt een dashboard?

Welke databronnen kan ik aan een dashboard koppelen?

In principe is elke bron te koppelen met een dashboard. Een databron zou vergeleken kunnen worden met een huis. Zodra het adres bekend is, is het eenvoudig om er een brief heen te sturen met het verzoek om een formulier ingevuld retour te sturen. Deze brief zou in de datawereld een query heten.

Databronnen kunnen op twee manier benaderbaar zijn: lokaal of in de cloud. Wanneer een databron lokaal staat, betekent dit dat er geen directe connectie met de buitenwereld (oftewel het internet) is. De data kan alleen gedeeld worden als de bewoner van het huis deze data ook daadwerkelijk naar de buitenwereld verstuurd en de postbode het komt ophalen. Wanneer een databron in de cloud staat, kan het vergeleken worden met email. Op elk moment van de dag kan er een informatieverzoek gedaan worden, die afhankelijk van de snelheid van de server (vergelijkbaar met de bewoner van het huis) beantwoord wordt.

Voor een dashboard is het belangrijk om de actuele status te tonen. Er zal dus eens per uur een informatieverzoek (query) gedaan worden naar de databron. Een online dashboard wordt daarom bij voorkeur gekoppeld aan een databron die in de cloud staat. Dit kan een database of applicatie zijn, maar ook een Excel-bestand dat in de cloud staat via OneDrive of Sharepoint.

Hoe worden databronnen aan een dashboard gekoppeld?

Een dashboard wordt ontwikkeld met behulp van business intelligence software, zoals Power BI. Power BI kan in dit verhaal gezien worden als de postbode/het mailprogramma. Er wordt een lijst met adressen (de groep met informatiebronnen) verzameld, waarna hier informatie opgehaald moet worden. Elk uur gaat Power BI Service de informatiebron langs om de laatste status op te halen. Wanneer het alle bronnen langs is geweest met het informatieverzoek, verzamelt het deze actuele data en toont deze in het dashboard.

De connectie tussen Power BI en de databron wordt gelegd met behulp van een Power BI connector. Microsoft heeft enorm veel verschillende connectoren ontwikkeld, zodat Power BI met bijna elk systeem gratis gekoppeld kan worden. Sommige applicaties hebben geen gratis connector. Echter zijn er diverse partijen die een connector ontwikkeld hebben die meestal voor een redelijk maandbedrag gebruikt kunnen worden.