Wat zijn KPI’s?
Er wordt veel gesproken over KPI’s. Maar wat zijn KPI’s? DATA KINGDOM legt uit.
Wat zijn KPI’s?
KPI is een afkorting. KPI staat voor Kritieke Prestatie Indicator. Vaak wordt voor de definitie gekeken naar de Engelse vertaling: Key Performance Indicator. Een KPI geeft de status weer van een vooraf bepaald meetdoel. Dit kan over allerlei soorten doelen gaan. Een financieel KPI zal de status van de financiële situatie van de organisatie weergeven, terwijl operationele KPI iets kunnen zeggen over de productiviteit of efficiëntie van de werkzaamheden.
Een KPI kan het beste uitgelegd worden aan de hand van een voorbeeld. Wanneer er gekeken wordt naar operationele KPI’s, hangt het voorbeeld af van de branche waar uw organisatie actief is. Een productiemaatschappij heeft operationele KPI’s zoals aantal geproduceerde goederen per dag of aantal producten in voorraad. Op basis van deze getallen kan een manager bepalen of de teamleden moeten versnellen of juist vertragen. De KPI’s dienen dus als stuurinformatie.
Hetzelfde geldt voor financiële KPI’s. Wanneer de financiële KPI’s zoals debiteurenstand of winst niet de getallen tonen die de manager graag ziet, betekent dit dat er werk aan de winkel is.
Wat kun je met een KPI?
Door doelstellingen meetbaar te maken, is het mogelijk om voortgang te bewaken. Door een KPI kan er gestuurd worden op basis van data, in plaats van onderbuikgevoel. KPI’s zijn dus een van de voorwaardes om datagedreven te werken.
Wanneer een doelstelling vertaalt wordt naar een KPI, is het voor managers mogelijk om acties uit te zetten om de doelstelling te halen. Voor een marketing manager kan een KPI zijn aantal bezoekers op de website of aantal downloads van de white paper. Wanneer de doelstelling is om maandelijks meer bezoekers te krijgen, kan er gekozen worden om bijvoorbeeld te starten met betaalde advertenties of medewerkers te stimuleren om blogs te delen binnen hun netwerk.
Een KPI maakt het mogelijk om op basis van de huidige status te beslissen welke acties er verder nodig zijn om de doelstellingen te halen.
Download onze white paper ‘Organisatie voorbereiden op datagedreven werken’
Hoe bepaal je welke KPI’s belangrijk zijn?
Wanneer managers op KPI’s gaan sturen, is het belangrijk dat er wordt gestuurd op basis van de juiste KPI’s. De doelstellingen van de organisatie zullen dus moeten worden vertaald naar KPI’s. Dit lijkt een makkelijke stap, maar de organisatiedoelstellingen zijn vaak vertaald naar doelstellingen per team of afdeling. Ieder team of iedere afdeling heeft dus zijn eigen KPI’s. De KPI’s van het management team zullen dus een stuk algemener en op hoger niveau zijn dan de KPI’s van de business controller of klantenservice medewerker.
Om te bepalen welke KPI’s belangrijk zijn voor welke groep, is het verstandig om hier als groep eens over te brainstormen. Bij DATA KINGDOM faciliteren we dit door middel van een design thinking workshop. In deze workshop wordt er gesproken over de dagelijkse werkzaamheden, uitdagingen en prioriteiten. Uiteraard bespreken we ook de doelstellingen van de organisatie en welke rol de aanwezigen in de groep daarin spelen. Aan het eind van de workshop hebben we na een paar pittige discussies bepaald wat de prioriteit van de KPI’s gaat zijn.
Hoe worden KPI’s inzichtelijk gemaakt?
Om op KPI’s te kunnen sturen, is het belangrijk constant op de hoogte te zijn van de actuele status. Dit kan handmatig uitgewerkt worden in een rapportage. Hoe vaak deze rapportage up to date gehouden moet worden is afhankelijk van het soort KPI. Wanneer er behoefte is aan de meest actuele status zonder hierop te wachten is het verstandig om te werken met een KPI dashboard. Een online dashboard zorgt ervoor dat er altijd gekeken kan worden naar de situatie van vandaag in plaats van de status van gisteren.
Wilt u ook sturen op KPI’s?
DATA KINGDOM heeft ervaring met het faciliteren van design thinking workshops of het ontwikkelen van een online KPI dashboard.
