Waarom handmatig rapporteren vanuit Exact Online niet meer nodig is
Exact Online is voor veel organisaties dé tool om de financiële administratie te beheren. Maar hoewel het alle belangrijke cijfers bevat, biedt het beperkte mogelijkheden om deze gegevens visueel en overzichtelijk te analyseren. Daardoor worden financiële cijfers vaak geëxporteerd en handmatig verwerkt in Excel.
Toch valt er uit Exact Online veel meer waarde te halen. Door rapportages te automatiseren wordt het proces niet alleen efficiënter, maar krijg je ook sneller en betrouwbaarder inzicht in de prestaties van jouw organisatie.
In deze blog ontdek je waarom handmatig rapporteren steeds meer beperkingen heeft en hoe automatische rapportages zorgen voor actuele, betrouwbare inzichten.
Waarom handmatig rapporteren vanuit Exact Online niet werkt
Voor veel organisaties begint het rapporteren uit Exact Online elke maand met repeterende stappen. Medewerkers besteden uren aan het exporteren, ordenen en controleren van gegevens voordat er überhaupt een rapportage staat. Vaak zijn hier meerdere medewerkers bij betrokken, wat het proces nog omslachtiger maakt.
Deze manier van werken voelt vertrouwd en logisch, omdat het al jaren zo gebeurt. Maar het kost onnodig veel tijd, vertraagt besluitvorming en beperkt de mogelijkheid om écht data gedreven te werken. Bovendien wordt de informatie uit Exact Online niet optimaal benut.
De risico’s van handmatige Excel-rapportages voor je data analyse
Het gebruik van Excel voelt vertrouwd en eenvoudig aan. Daardoor wordt het maken van handmatige rapportages al snel de standaard binnen veel organisaties. Het lijkt efficiënt, maar in de praktijk brengt deze werkwijze verschillende risico’s met zich mee.
De belangrijkste risico’s zijn:
- Menselijke fouten: Verkeerd geplakte cellen, foutieve selecties, filters die blijven staan of formules die per ongeluk worden overschreven.
- Verouderde data: Een Excel-bestand is altijd een momentopname van het moment waarop de data uit Exact Online is geëxporteerd. Deze cijfers zijn dus niet realtime.
- Versieverspreiding: Iedereen bewerkt zijn eigen kopie, waardoor het onduidelijk wordt welke versie “de juiste” is. Goede afspraken en online werken vermindert dit, maar in de praktijk merk je toch dat inefficiënties ontstaan.
- Beveiligingsproblemen: Excel-bestanden worden makkelijk rondgestuurd of op een persoonlijke schijven opgeslagen, vaak zonder de juiste toegangsrechten.
- Tijdsverlies: Handmatig rapporteren kost elke maand veel tijd. Na elke export van Exact Online moet de hele rapportage opnieuw worden gebouwd: formules aanmaken, tabellen samenstellen, grafieken bijwerken en alles controleren. Dit proces herhaalt zich maandelijks en tikt enorm aan. Daardoor gaat kostbare capaciteit verloren die juist nodig is voor waardevolle data analyse.
- Repeterende werkzaamheden: Elke maand hetzelfde werk repeteren, wie wordt daardoor gemotiveerd?
Hoe een automatische Exact Online koppeling zorgt voor actuele rapportages en een betrouwbaar Exact Online dashboard
Exact Online bevat alle belangrijke financiële informatie van jouw organisatie. Via een automatische Exact Online koppeling wordt deze informatie automatisch opgehaald en opgeslagen in jouw data-omgeving, zoals Microsoft Fabric. Dit voorkomt handmatig exporteren en zorgt dat de data direct beschikbaar is voor rapportages.
Vanuit jouw data-omgeving wordt de data direct verwerkt en klaargezet voor rapportages in bijvoorbeeld Power BI. Hierdoor beschik je altijd over rapportages die aansluiten op wat jij nodig hebt om de prestaties van jouw organisatie te analyseren. Omdat de data continu wordt ververst, werk je automatisch met actuele en betrouwbare cijfers, zonder extra handelingen.
Dat betekent dat je op elk moment kunt sturen op de meest recente financiële inzichten. Je hoeft nooit meer te wachten tot iemand een rapport heeft bijgewerkt of je af te vragen of de cijfers nog wel kloppen. Iedereen binnen de organisatie werkt met dezelfde dataset, waardoor er één centrale bron van waarheid ontstaat. Dit zorgt voor rust, snelheid en veel meer vertrouwen in de rapportages.
Bij DATA KINGDOM hebben we hiervoor een kant-en-klare oplossing ontwikkeld: de Exact Online Integrator. Deze oplossing haalt de data automatisch op, verwerkt deze in Microsoft Fabric en zet alles om in duidelijke dashboards, zoals een overzichtelijk Exact Online dashboard. Zo beschik je altijd over realtime informatie en kun je echt data gedreven werken, zonder handmatig werk.
De voordelen van automatische rapportages: sneller sturen en data gedreven werken met moderne business intelligence
Op het moment dat je rapportages uit Exact Online volledig automatiseert, verandert de manier waarop jouw organisatie werkt. Het handmatig exporteren, kopiëren, controleren en bijwerken van rapportages verdwijnt volledig uit het proces. In plaats daarvan heb je een efficiënt proces dat altijd klaarstaat wanneer je het nodig hebt, wat zorgt voor significante tijdsbesparing.
De belangrijkste voordelen van automatische rapportages zijn:
- Altijd actuele cijfers: De data wordt automatisch bijgewerkt, waardoor je werkt met realtime rapportages zonder handmatig werk.
- Direct kunnen sturen: Je hebt op elk moment inzicht in marges, cashflow, projectresultaten, KPI’s en andere stuurinformatie.
- Custom rapportages: Rapportages sluiten volledig aan op hoe jouw organisatie wil sturen, van financiële overzichten tot operationele KPI’s.
- Eén centralen bron van waarheid: Iedereen kijkt naar dezelfde cijfers, waardoor discussies over versies of juistheid verdwijnen.
- Overzichtelijk Exact Online dashboard: Alle relevante informatie komt samen in één omgeving, zoals een Exact Online dashboard.
- Volledig schaalbaar: Of je nu één administratie hebt of tien: het systeem groeit moeiteloos mee met jouw organisatie. Wil je consolideren, daar hebben wij een consolidatietool voor ontwikkelt: Consolidata
Met deze manier van rapporteren zet je een belangrijke stap richting business intelligence en creëer je de basis om écht data gedreven te werken.
Automatisch rapporteren met de Exact Online Integrator van DATA KINGDOM
DATA KINGDOM heeft een Exact Online Integrator ontwikkeld waarmee je binnen één werkdag beschikt over een volledig ingericht financieel dashboard. Dit dashboard wordt automatisch geüpdatet, waardoor je altijd werkt met actuele cijfers zonder handmatig werk en maandelijks kostbare tijd bespaard. Zo stuur je sneller, beter en met meer vertrouwen.
Het dashboard bevat standaard de belangrijkste financiële inzichten, zoals:
- P&L (winst- en verliesrekening)
- Balans
- Cashflow statement (CFS)
- Debiteuren en crediteuren
- Werkkapitaal
Wat is de investering, en wat krijg ik ervoor terug?
Daarnaast kun je eenvoudig inzoomen op de onderliggende cijfers om precies te zien waar jouw financiële resultaten uit bestaan.
De Exact Online Integrator is ontwikkeld met uitbreidbaarheid in gedachten. Hierdoor kunnen ook aanvullende gegevens uit Exact Online automatisch worden opgehaald en verwerkt in toekomstige dashboards, zodat de oplossing met jullie organisatie kan meegroeien.
Ontdek hoe wij Exact Online volledig automatisch laten rapporteren binnen één werkdag.
WORD OOK
KONING(IN)
VAN UW EIGEN DATA!
Maak beslissingen op basis van onderbouwde feiten in plaats van onderbuikgevoel. Krijg controle over uw eigen data!