Heb jij alle informatie om optimaal te kunnen presteren?
Organisaties blijven zoeken naar manieren om de klant optimaal te kunnen bedienen, medewerkers enthousiast en gemotiveerd te houden en betere resultaten te boeken. Kennis van de actuele status kan hier een grote rol in betekenen, maar hoe creëer je een transparante organisatie binnen de huidige cultuur en de dagelijkse werkzaamheden? DATA KINGDOM legt uit wat de impact van transparantie op een organisatie is en hoe dit bereikt kan worden.
Transparantie is de basis
Organisaties bestaan uit mensen, en mensen werken beter zonder ‘bedreigende situaties’. Onze hersenen presteren het beste als mensen niet langer genoodzaakt zijn om in hun statusoverzichten zaken te verbergen of rooskleuriger te maken dan ze zijn. Wanneer medewerkers moeten rapporteren over hun werkzaamheden of verantwoordelijkheden, willen zij het idee meegeven dat hun activiteiten positieve impact hebben. Het hebben van dit dreigende gevoel kan worden vermeden door open en eerlijke communicatie, ofwel door volledig transparant te zijn. Een transparante organisatie zorgt voor een veilige omgeving, hogere medewerkersbetrokkenheid en motivatie om met plezier en hard te werken.
Alle informatie binnen de organisatie voor alle mensen in de organisatie vrij toegankelijk maken. Geen onzekerheden meer over wat de strategie is, welke doelen per afdeling gesteld zijn, welke projecten hier aan gekoppeld zijn en wat de voortgang op deze doelen en projecten is. Delen van feitelijke informatie over de mensen hun rollen, verantwoordelijkheden, hun persoonlijke doelen, de financiële resultaten, salarissen etcetera. Deze zogeheten radicale transparantie creëert een omgeving waarin medewerkers kunnen stoppen met verdoezelen, verbergen of manipuleren van de situatie. Niemand hoeft zichzelf of anderen voor de gek te houden en we leren onszelf beter te ontwikkelen.
Start met de informatievoorziening
Nu is voor veel organisaties radicale transparantie nog een stap te ver. Een kleine stap richting verhoogde transparantie zou voor organisaties al goed uitpakken. Een belangrijk startpunt daarbij is de informatievoorziening. Hebben de medewerkers toegang tot alle relevante systemen? Kunnen medewerkers inzien wat de effecten van hun werkzaamheden zijn op het behalen van de organisatorische doelstellingen? Worden de resultaten op frequente basis gedeeld of blijft dit bij een update vanuit het management team bij het kwartaaloverleg?
De informatietoevoer in een organisatie gaat meestal bottom-up. De operationele laag rapporteert aan de managementlaag, die vervolgens weer een vertaling maakt naar de strategische besluitvormers. Wanneer de operationele laag weet wat de organisatorische doelstellingen zijn en hoe deze zich verhouden tot hun dagelijkse werkzaamheden, kunnen zij er voor waken dat hun werkzaamheden ook waarde blijven toevoegen tot het hogere doel. De resultaten worden idealiter dus niet alleen op managementniveau gebruikt om te sturen, maar ook op operationeel niveau om te motiveren. De meeste teams kunnen zichzelf prima organiseren, maar dan moeten ze wel weten waarheen ze zichzelf moeten organiseren.
Transparantie is dus essentieel voor een succesvolle zelforganiserende organisatie. Wanneer dagelijks of wekelijks inzichtelijk is wat de actuele statussen van de doelstellingen zijn, is er een tussentijdse mogelijkheid om hierover te praten en indien nodig bij te sturen. Hierdoor ontstaan er geen ‘dreigende situaties’ om aan het einde van het kwartaal ineens uit te moeten leggen waarom de verwachte kwartaalomzet “ineens” niet gehaald blijkt te zijn. Transparante organisaties presteren beter.
Zorg dat de informatie geautomatiseerd geupdate wordt
Een geautomatiseerd dashboard is een middel om de actuele status te kunnen delen met alle betrokkenen, zonder dat er extra administratie of handelingen nodig zijn. Dit kan vervolgens gebruikt worden op managementniveau en een afgeleide versie op team niveau.
Echter maakt de grote hoeveelheid verschillende systemen binnen een organisatie het nu vaak lastig om één duidelijk overzicht te hebben van de actuele status van het complete plaatje. Er zijn vaak allerlei activiteiten verbonden aan meerdere doelstellingen, vastgelegd in verschillende systemen. Elk systeem heeft zijn eigen rapportage of dashboard. Vaak wordt er naar hoogstens 1 of 2 rapportage delen gekeken, omdat de rest voor de gebruiker niet relevant genoeg is.
Een dashboard moet waarde toevoegen
Een dashboard moet waarde toevoegen, handelingen rondom rapporteren wegnemen en de gebruiker constant voorzien in de informatiebehoefte. DATA KINGDOM creëert een op maat gemaakte oplossing met behulp van Power BI; een dashboard op basis van de informatiebehoefte van de gebruiker. Samen met de organisatie maakt DATA KINGDOM een ontwerp voor het dashboard, koppelt deze aan de verschillende systemen en produceert één overzicht wat altijd de laatste status weergeeft.
Wilt u ook een transparante organisatie worden? Meer weten over hoe DATA KINGDOM dashboards ontwikkeld die u koning maakt over uw eigen data? Bekijk onze bedrijfsfilm of download ons e-book.
