Klantcase: Flextender – Power Apps bij maandelijkse rapportages
In samenwerking met Ster.co hebben we voor Flextender een Power App ontwikkeld.
In de maandelijkse rapportage over de kosten kunnen gebruikers direct in het dashboard comments schrijven. Deze worden opgeslagen in een database en direct ook weer geladen in datzelfde dashboard. Gebruikers kunnen dit doen op een dwarsdoorsnede van periode en kostenplaats
Over Flextender
Flextender is een onafhankelijk inhuurplatform (MSP) voor de overheid en publieke sector, zij maken eerlijke inhuur makkelijk.
Uitdaging
Voor de financiële rapportage dient er maandelijks inzicht gegeven te worden aan de diverse managers binnen de organisatie.
In plaats van maandelijks excel-sheets of powerpoints door te sturen is er gekozen om de rapportage direct in Power BI.
Voorheen werd de statische Excel-rapportage gekopieerd in een Powerpoint slide deck en werden daar de comments aan toegevoegd. Opgeslagen als pdf werd dat vervolgens gedeeld met relevante stakeholders in de organisatie. Diverse handmatige handelingen dus, en geen dynamisch dashboard als eindproduct.
Om de comments van de vorige maand in te zien moest men dan op zoek naar de presentatie van vorige maand. Onhandig!
Aanpak
DATA KINGDOM werd gevraagd om een Power App te ontwikkelen waarmee de comments weggeschreven worden per entiteit/periode/kostenplaats:
1 Ontwerp, ontwikkeling en valideren:
De financiële rapportage wordt ontwikkeld, met inzicht in bedragen per grootboekrekening, vergeleken met budget en vorig jaar.
Indien meer detail gewenst kun je doorklikken naar de mutaties om te zien waarom er minder is uitgegeven, of juist een kostenoverschrijding is.
2 Power APP ontwikkelen
Er wordt in Power Apps, wat onderdeel is van de Microsoft stack, een “commenting” app ontwikkeld.
Deze app wordt geïntegreerd in het OPEX dashboard en de gebruiker kan de opmerkingen/verklaringen kwijt bij de cijfers.
Deze worden weggeschreven naar een database of sharepoint en weer opgehaald in het dashboard.
3 Row Level Security:
Met Row Level Security wordt gezorgd dat gebruikers met hun Flextender-account alleen toegang hebben tot hun eigen data van hun afdeling, wat de veiligheid en privacy garandeert.
4 Training en adoptie:
Om een soepele overgang en optimaal gebruik te waarborgen, worden de afdelingsmanagers getraind in het gebruik van de BI rapportage en de “Commenting” app.
Ook klaar met knippen/plakken?
Plan een vrijblijvende demo in of neem direct contact met ons op.
Resultaten
Niet meer nodig je rapportage naar Powerpoint te halen!
De comments worden weggeschreven naar een database en weer opgehaald in het dashboard. Als je in de filters een combinatie van jaar, maand en kostenplaats selecteert, dan krijg je de comments te zien van die maand.
Selecteer je een ‘oude’ maand, dan worden díe comments geladen. Dankzij deze implementatie verloopt het proces geautomatiseerd en is het eenvoudiger om terug te kijken. Zo verlagen we de drempel naar nog meer datagedreven werken en vergroten we de groep Power BI gebruikers.
Hier wordt geen rapportage meer doorgestuurd, iedereen kijkt in Power BI!
De nieuwe “Commenting” en rapportage in Power BI heeft niet alleen de presentatie van gegevens verbeterd, maar heeft ook de gebruikerservaring naar een hoger niveau getild.
Onze klant aan het woord
Het fijne aan de integratie van de App is dat ik heel eenvoudig de comments van de vorige maand erbij krijg, zo komt het verhaal achter de cijfers beter naar voren en geeft me dat snel de inzichten die ik nodig heb
Jaap Jan Westland – Directeur Flextender
