Een oerwoud aan overzichten

 

 

Door de bomen het bos niet meer zien

Less is more, ook binnen het bedrijfsleven. Het is al op vele gebieden bewezen. Toch blijven we elkaar overladen met vele e-mails, telefoontjes, opdrachten en taken. Overal overzichten met data. De vraag ‘Heb jij mijn e-mail over de meeting van gisteren al gezien?’ wordt vaak negatief beantwoord doordat er nog genoeg andere zaken liggen die bekeken moeten worden. Het wordt steeds moeilijker om alles bij te houden. Goedbedoeld maken we allerlei overzichten en lijsten om elkaar te ondersteunen. Maar wordt het niet allemaal een beetje te veel? Verliezen we niet het overzicht?

“Ik maak wel een overzicht voor je…”

We willen elkaar ondersteunen in elkaars werkzaamheden, maar hierdoor worden we producenten van informatie. Er wordt een nieuw systeem aangeschaft waar alles in vastgelegd kan worden, zodat onze collega inzicht heeft in wat er gaande is rondom die nieuwe klant. Er wordt een afdeling aan het werk gezet om een rapportage te maken. Overal overzichten met data, alle informatie is in ieder geval aanwezig! Het lijkt tegenwoordig steeds vaker te gaan over het produceren van informatie, in plaats van kijken naar het nut en de noodzaak van de informatie voor de uiteindelijke gebruiker. Hoe kan het dat we het elkaar moeilijk maken door een ander te willen helpen?

Meer informatie zorgt voor minder grip

Doordat er meer informatie beschikbaar is, moeten we efficiënter en effectiever omgaan met die informatie. We moeten de informatie analyseren om te kunnen beoordelen of deze toegevoegde waarde heeft in onze besluitvorming. De groeiende hoeveelheid rapportages en details zorgt ervoor dat rapportages maar gedeeltelijk of zelfs helemaal niet gebruikt worden.

De informatie is er, maar ik heb er niks aan…

Alle informatie is aanwezig, maar de relevantie van de rapportage wordt steeds lager. Er wordt geen vertaling gemaakt tussen de beschikbare informatie en het doel van de rapportage. De relevantie van de rapportage zou kunnen stijgen wanneer de informatie gepresenteerd zou worden op een wijze dat de eindgebruiker hier gelijk mee aan de slag kan.

U wilt meteen kunnen zien wat u nodig heeft

Wanneer de gebruiker van de rapportage gevraagd zou worden wat ze nodig hebben, weten we zeker dat hij of zij krijgt wat hij nodig heeft. Het lijkt een logische stap, maar toch wordt dit vaak vergeten of overgeslagen.

DATA KINGDOM begint het proces rondom het creëren van geautomatiseerde rapportages met een sessie waarin de vraag ‘Wat wil je zien?’ centraal staat. In de design thinking workshop ontwerpen we met de eindgebruikers de onderdelen van het geautomatiseerde dashboard. We bespreken niet alleen wát de gebruikers willen zien, maar ook hoe ze dit graag willen zien. Hierdoor kunnen we een rapportage opleveren die toont waar de gebruiker behoefte aan heeft. Zo heeft u eindelijk een overzicht met data waar u iets aan heeft.

Hoe dit aan de achterkant ingeregeld wordt, pakken we later op. Daar gaan we de eindgebruiker niet mee bemoeien…

Wilt u meer weten over de design thinking workshop? Neem contact op via ons contactformulier.

Neem contact met ons op!

14 + 15 =